Een gepersonaliseerd DMS-systeem

bankbestanden

Hoeveel documenten doen er dagelijks de ronde binnen jouw organisatie? Die zullen waarschijnlijk niet meer te tellen zijn op twee handen. Sommigen zitten misschien in kaften, en anderen vind je terug op de server. Ben je altijd zeker dat je de recentste versie voor je neus hebt? Is er een collega op vakantie, en heeft hij een bepaald document dat je nodig hebt in zijn bezit? Dit zijn veel voorkomende moeilijkheden binnen bedrijfsvoering. Gelukkig leven we in 2019, en zien we toch al de meeste documenten digitaliseren. Dit is niet enkel goed voor het milieu, maar dit bespaart tijd en maakt het gemakkelijker om ze te beheren. Tenminste … als je de juiste tools gebruikt. Een DMS-systeem verhelpt onder meer deze scenario’s. 

Een DMS-systeem?

Een DMS, of een ‘Document Managing System’, is een applicatie die al jouw documenten centraliseert. Alle documenten komen op één plaats zodat iedereen, met de juiste rechten, en met één klik aan de juiste documenten geraakt. Wijzigingen en aanvullingen zijn direct beschikbaar en de status van documenten is voor iedereen doorlopend bekend. Er is daarom geen discussie meer over de versie van een document. Iedereen werkt met dezelfde meest actuele versie, zodat miscommunicatie uitgesloten wordt.

Wat een DMS typeert, is dat het extra informatie toevoegt aan je bestanden: ‘metadata’. Metadata bestaat uit gegevens over een document die aan het document gekoppeld zijn en die nodig zijn om documenten te kunnen vinden en om relaties tussen documenten te kunnen leggen, zoals creatiedatum, auteur, archiveringsdatum, versienummer, omschrijving, wijzigingshistorie, informatie over door wie het document is geraadpleegd, … Op die manier zijn de zoekmogelijkheden een pak uitgebreider.

docsslepen

Wat typeert de DMS software van MyDigi?

Een DMS die alles op één plaats brengt

Zoals ik al eerder zei, een DMS-systeem centraliseert en digitaliseert al jouw bestanden en documenten. Vanzelfsprekend doet de onze dit ook.  Je kan DMS als een afzonderlijke applicatie zien of je kan deze ook gaan integreren met je CRM.

Grotere voordelen ga je echt halen als je aan de DMS ook een workflow gaat koppelen. Op die manier kan je een documentenflow opzetten waardoor een document digitaal van dienst tot dienst gaat om te worden behandeld of goedgekeurd. Wanneer een bepaalde persoon met vakantie is, kan je een back-up aanduiden die voor een bepaalde periode deze zaken overmaakt.

  • Je kan perfect volgen waar het document digitaal blijft hangen

  • De kans dat documenten verloren gaan aanzienlijk verkleint

  • De flexibiliteit van je medewerkers zal verhogen

  • De klant ondervindt onvermijdelijk een sterkere service

Belangrijk te vermelden bij de implementatie van een DMS is dat je als organisatie goed voorbereid te werk moet gaan. Denk goed na over structuren en betrek zoveel mogelijk de gebruikers erin. Zij gaan het systeem gebruiken en dus maak je er best zo snel als mogelijk ook ambassadeurs van. Met raad en daad kunnen wij ook sturing en richting geven opdat de implementatie van de boomstructuur niet te complex gaat worden.

dms_1

Een DMS die iedereen op de hoogte houdt

Met MyDigi heb je de mogelijkheid om niet alleen de documenten te archiveren maar kunnen de documenten ook eenvoudig aan een prospect, project of dossier worden gekoppeld, evenals aan het bedrijf en/of contactpersonen. Op die manier kan je vanuit een 360° bril altijd en overal alle relevante informatie terugvinden via een bedrijf, via de contactpersoon als via het prospect, project of dossier.

Aan de hand van de rechten die je kan toekennen aan zowel de documenttypes als aan gebruikersgroepen, kan je het mogelijk maken om niet alleen de interne medewerkers te laten genieten van een DMS of maar ook externe partijen. Geef bijvoorbeeld toegang aan jouw klanten, partners en leveranciers tot de documenten en zaken die voor hen relevant zijn via een klantenportaal. Enkel consulteren of ook aanpassen? Alles kan vanuit de back-office eenvoudig geregeld worden.

Dus…

  • Altijd de recentste, en dus de juiste, documenten

  • Perfecte afstemming tussen elke afdeling

  • Met één klik alle juiste documenten ter beschikking voor een specifiek project/klant

  • Statusvermelding op de documenten

  • Constante feedback op documenten onderling in de vorm van workflows

  • Aandacht voor toekenning van rechten per documenttype en per gebruikersgroep

dms_1

Een DMS die mee is met de tijd

Ons digitale tijdperk evolueert sneller dan ooit tevoren. Software moet onvermijdelijk steeds mee op deze boot blijven springen. Daarom blijven we er altijd voor zorgen dat ons DMS-systeem de laatste nieuwe snufjes bevat om met elke update jouw werkdruk te blijven verzachten.

Het digitaliseren van documenten laat ons toe altijd en overal aan de documenten te kunnen. Door de geautomatiseerde archiveringsstructuur blijf je je focus houden en de documentenstroom altijd optimaal houden. Versiebeheer toont ons wanneer een document werd aangepast én door wie het werd aangepast. Oudere versies kunnen nog steeds opgevraagd worden ter controle of om een document te herstellen.

  • Automatiseren van repetitieve taken doormiddel van workflows

  • Flexibel DMS via de webapplicatie kan je op elke besturingssysteem aan jouw documenten

  • Voelt patronen aan en geeft suggesties

  • Duurzaam

dms_3

Dus… een DMS-systeem dat je meer ademruimte geeft

Zekerheid

Veiligheid

Tijdsbesparing

Geprikkeld? Maak een afspraak met ons!

Of neem een kijkje tussen de modules die je kan verwerken in je DMS.

“MyDigi voorziet alle basistools voor een goede opvolging van alle mogelijke informatie.”

Patrick Tjolle

H&L Services

“Ik zie MyDigi als een echte toolbox, werkelijk elk bedrijf kan
hiermee weg.”

Bruno Segers

ex-CEO Microsoft Bel-Lux

Bekijk alle referenties