Ginger Commerman2019-04-16T08:50:14+00:00januari 22nd, 2018|Categories: Customer Relationship Management, Document management systeem, MyDigi features, Nieuwsbrief, Tips&Tricks, Uncategorized|Tags: checklist, emails, mailing, mailprogramma, mails, nieuwsbrief, outlook, tips|
Een lege inbox in no-time met deze 4 tips! Elke laatste week van januari is Clean Out Your Inbox-week. Een week die we wel vaker in het jaar kunnen gebruiken als je het mij vraagt. Vaak voel ik me overweldigd door de berg aan ongelezen e-mails waar ik elke ochtend doorheen moet [...]
Alle contactgegevens staan centraal op één fiche. Zakelijke, maar ook privégegevens kunnen worden ingevuld. Zoals bijvoorbeeld functietitel, bedrijf, btw-nummer, social media-accounts of de koophistoriek. Maar je kan ook interesses en competenties linken aan een contact. Wanneer je een contactpersoon linkt aan een project, krijg je meteen alle contactgegevens mee. Zo kan je altijd met ieder betrokken persoon contact opnemen. Je kan in één oogopslag zien welke bedrijven, taken, projecten, prospecten en documenten er aan een contact gekoppeld zijn.
Alle bedrijfsgegevens staan centraal op één fiche. Zakelijke, maar ook persoonlijke gegevens kunnen worden ingevuld. Wanneer je een bedrijf linkt aan een project, krijg je meteen alle contactgegevens en andere bedrijfsgegevens mee. Bedrijven zijn ook te rangschikken op sector, taal, enzovoort. Ook het facturatie– en leveradres zijn gelinkt aan het bedrijf.
Factureren is een administratief zware taak. Het kost vaak veel tijd en dus ook geld. Met MyDigi factureer je binnen een aantal klikken naar de juiste gegevens. Je kan je taken en de daarmee gepresteerde uren rechtstreeks factureren. Het is zelfs mogelijk om facturen te herhalen in door jou ingestelde frequenties. Facturen kunnen ook automatisch verstuurd worden na het aflopen van een taak of project. Vervallen facturen filter je er ook snel uit.
In de module Contactmomenten is snel te zien welke contactmethodes en -momenten er geweest zijn met je collega’s of klanten. Zo weet je exact wat je collega’s hebben besproken met de zakelijke relatie en wat er nog gedaan moet worden. Je kan ook een gevoel toevoegen aan een contactmoment. Vanuit een contactmoment klik je ook meteen door naar de bijhorende planning, taken, e-mails en documenten. Dit zorgt voor duidelijkheid binnen het bedrijf en voor minder ergernissen bij klanten en leads. Zo is iedereen altijd op de hoogte.
Wij vereenvoudigen en visualiseren jouw salespipe. Ook zie je de geschatte en de daadwerkelijke opbrengst en het budget. Je kan alles weergeven in gemakkelijke grafieken, zo kan je meteen zien welke klant je het meeste opbrengt. Je kan makkelijk statussen toevoegen aan je leads, zoals ‘project in ondersteuning’, ‘project in uitvoering’, enzovoort.
Sleep je belangrijk mailverkeer rechtstreeks in MyDigi. Zo weet je welke dingen al besproken en besloten werden via mail en met wie je best nog contact opneemt. Vanuit MyDigi verstuur je ook gerichte en persoonlijke mailcampagnes. Je kan je mailing meteen opvolgen en zien wie wat gelezen heeft of waar op geklikt heeft. Je verstuurt zoveel nieuwsbrieven als je zelf wil. Ook mailtemplates of -sjablonen zijn makkelijk zelf op te bouwen in MyDigi.
In de planningstool kan je kiezen tussen overzicht per dag, week of maand. Hierbinnen plan je dan meteen alle projecten in voor die periode. Na één dubbelklik, lijst je meteen de taken op die moeten gebeuren tijdens het project. Je kan voor de projecten waarvoor personeel nodig is die over bepaalde competenties dienen te beschikken, deze meteen toewijzen vanuit de competentie. En meer nog… de medewerkers die reeds eerder op de site hebben gewerkt, kunnen bij voorkeur worden voorgesteld om in te plannen.
De module ‘Dossiers’ is een digitale werkmap. Alle betrokkenen van een dossier staan erin verwerkt. Alle mogelijke ‘links’ hangen hier aan elkaar, zoals contactmomenten, mails, documenten, bedrijven en meer. Zo heb je alle gegevens van een dossier of project op één locatie.
Een duidelijke workflow zorgt voor meer rust en overzicht. De geplande taken worden chronologisch, en in kleurtjes, weergegeven zodat je een duidelijk overzicht hebt. Plan je taken en schat de tijd ervoor in. Wanneer de taak is afgerond, kan je zien hoe lang dit duurde.
Je kan gepresteerde uren rechtstreeks doorfactureren en aan een project, prospect, bedrijf of contact hangen. Registreer de gepresteerde maar ook de niet-gepresteerde uren voor een eenvoudige HR-functionaliteit. Ook is er dankzij MyDigi makkelijker te zien hoeveel ADV-, ziekte-, en vakantiedagen een medewerker heeft.
Digitaliseer en automatiseer al je documenten. Houd alles netjes op zijn plek zodat je het altijd snel terug kunt vinden. Je kan je documenten indelen per type en die types dan ook weer groeperen. Daarnaast kan je documenten gewoon in MyDigi slepen en zo koppelen aan een project, contact, bedrijf of iets anders. Wil je iets aanpassen in een document? Gemakkelijk! Je checkt het betreffende document even uit, doet de aanpassing en checkt het weer in. Zo heeft iedereen altijd het meest recente document ter beschikking.
Zorg ervoor dat je het overzicht behoudt over je stockmateriaal. In MyDigi kan je binnen een paar klikken zien welk materiaal zich bij wie bevindt en wanneer je het terug mag verwachten.
Met de Frequently Asked Questions-module bundel je alle veelgestelde vragen binnen je bedrijf. Zo hebben je werknemers een zekere houvast waar ze op kunnen terugvallen als ze met een vraag zitten. Ook voor nieuwe werknemers is dit vast en zeker handig. Sommige vragen komen worden nu eenmaal keer op keer gesteld, en niemand valt graag in herhaling.
Blader moeiteloos tussen je verschillende facturen. Bekijk snel welke facturen er nog betaald moeten worden en voor welke er al één of meerdere herinneringen verstuurd werden. Je kan handig zoeken op de datum, het bedrag of het factuurtype.
Met de nieuwe ‘Bankbestanden’-module worden je bankdocumenten automatisch ingelezen en nagekeken. De gestructureerde mededeling is de unieke sleutel die ervoor zorgt dat je geen dubbele gegevens hebt. Zo zijn je financiële gegevens in MyDigi altijd up-to-date.
Met deze module verhuur je zowel materiaal als ruimtes aan klanten en factureer je automatisch. Ook intern kan je gemakkelijk opvolgen welke collega of afdeling materiaal of een vergaderruimte nodig heeft en wanneer het terug beschikbaar is.
Via de Timesheets kunnen zowel interne als externe medewerkers hun gepresteerde uren ingeven en valideren. MyDigi linkt de uren automatisch met het juiste project of dossier. Je kan er ook voor kiezen om de uren rechtstreeks te factureren.
