Een Work Flow Management-systeem naar jouw wensen

dashboards

Wat is WFM?

WFM staat voor WorkFlowManagement of het beheren van de bedrijfsprocessen. Eenvoudig vertaald naar “Wie, wat, hoe en wanneer”. Alle zaken die we binnen een bedrijf of organisatie uitvoeren, kaderen dikwijls in processen, workflows of scenario’s. Of je het nu hebt over eenvoudige workflow of zeer complexe processen, het is steeds zeer handig wanneer je de stappen goed in kaart brengt.

Dit kan zowel gaan over de oplevering van een complex project als voor een proces dat slechts uit enkel stappen bestaat. De kracht van workflow management zit hem in het feit dat je steeds eenduidig de zaken op een correcte manier oplevert en iedere betrokkene binnen de organisatie steeds weet hoe het proces er precies voorstaat. Deze manier van werken zorgt er ook voor dat je steeds een goed zicht hebt over wat goed en minder goed loopt en waar eventuele bijsturingen nodig zijn.

Timesheets_100x

Hoe werkt het WFM-systeem van MyDigi?

Een WFM-systeem dat je mentale rust biedt

Of je nu een ISO gecertificeerd bedrijf bent of een eenmanszaak die orde op zaken wil, het MyDigi WFM zorgt er voor dat je veel tijd wint en de kwaliteit sterk kan verbeteren. Alle stappen die moeten uitgevoerd worden om iets te bereiken of iets op te leveren, kunnen in MyDigi eenvoudig in kaart gebracht worden in zogenaamde scenario’s of stappenplannen. Duid eenvoudig aan wie wat wanneer moet doen en automatiseer hierbij zo veel mogelijk.

Een scenario kan bestaan uit taken die dienen uitgevoerd te worden door medewerkers uit jouw organisatie of door jouzelf of kan het evengoed zijn dat je mails en sms’jes volautomatisch gaat versturen. Het leven wordt er een pak eenvoudiger op en je dient niet langer wakker te liggen van wat nog moet gedaan worden. MyDigi ondersteunt je volledig in zowel zeer eenvoudige als complexe processen.

WFM

Een WFM die de focus in je teams garandeert

Voor het opmaken van een scenario vertrekken we steeds vanuit een tijdsas waar we eerst een referentiedatum bepalen. Dit is de datum waarop we starten of waartegen we alles klaar willen hebben. Enkele voorbeelden zijn bvb de datum van oplevering van een project of de datum waarop een nieuwe medewerker start. Op die tijdas zetten we alle zaken ten opzichte van de referentiedatum zodat duidelijk is wanneer ze uitgevoerd moeten worden. Daarnaast bepalen we wie of welke groep van personen de taken gaan uitvoeren. Een taak kan zowel toegewezen worden aan Jan Peeters dan aan de groep HR, Sales, Support enz.

Het is aan te raden dat elk scenario alle relevante informatie bevat die hoort bij het uitvoeren van de taak. Aan de taak ‘Ondertekenen van het arbeidsreglement’ bv. koppelen we dan ook het bijhorende document, meer bepaald het arbeidsreglement, zodat de persoon die deze taak zal uitvoeren onmiddellijk de juiste informatie bij hand heeft en zeer efficiënt de taak kan uitvoeren. Door het feit dat we in MyDigi ook gebruik maken van een efficiënt documentsysteem, DMS, zal de persoon die de taak ontvangt voor tekenen van het arbeidsreglement, ook steeds de laatste en dus meest recente versie gebruiken.

WFM

Een WFM die de lijn is tussen al jouw processen

Wanneer scenario’s goed gedocumenteerd zijn, wordt het ook voor medewerkers zonder voorkennis eenvoudig om nieuwe zaken te leren en voor hun rekening te nemen. Uiteraard komt dit niet enkel de efficiëntie ten goede maar ook de kwaliteit. Workflowmanagement is met andere woorden de lijm tussen alle processen, afdelingen en mensen om tot een goed georganiseerd bedrijf of organisatie te komen met een hoge kwaliteit.

WFM

Dus… een WFS die je terugbrengt naar de essentie

Samenwerking

Efficiëntie

Verkopen

Geprikkeld? Maak een afspraak met ons!

Of neem een kijkje tussen de modules die je kan verwerken in je DMS.

“MyDigi voorziet alle basistools voor een goede opvolging van alle mogelijke informatie.”

Patrick Tjolle

H&L Services

“Ik zie MyDigi als een echte toolbox, werkelijk elk bedrijf kan
hiermee weg.”

Bruno Segers

ex-CEO Microsoft Bel-Lux

Bekijk alle referenties